Referat af Bestyrelsesmøde d. 2014-01-22 i Broby idrætsforening.
Tilstede var Normann, Hanne, Per og Claus. Lenny havde meldt afbud.
Dagsorden udsendt af Formanden d. 20-1 2014
1. Referat fra Bestyrelses d. 9 December vil blive fremlagt til godkendelse på næste møde.
2. Det blev foreslået at foreningens adresse ville være Sandholtvej 39 5672 Broby, Bestyrelsen godkendte.
3. Bankfuldmagt: Normann foreslog, at der blev etableret en adskillelse af bogholderifunktionen og kassererfunktionen. Laurits, der havde assisteret ved etablering af foreningens regnskabssystem, havde peget på et system, hvor man via det nye system kan overføre kreditorbetalinger via filer til bankforbindelsen. Sparekassen Faaborg, Ernst Jørgensen, har godkendt, at foreningen kan oprette en Netbank Erhverv med banken. Omkostning pr år er150kr. Godkendelsesproceduren vil være, at regnskabsfunktionen, prokura B, sender en fil til bank, og prokura A, der separat er adviseret herom, giver godkendelse til bank til at godkende betaling.
Normann foreslog at Per Sbvanegaard påtager sig hvervet som prokura A.
Bestyrelsen godkendte begge forslag.
Kreditornummer.
Foreningen har to kreditornumre, 81096155 tilhører Broby if, men ifølge Per bruges det ikke for tiden. Det andet kreditornummer 84232815 tilhører Brobyværk Støtteforening, men indgående beløb overførers til Foreningskonto nr. 8105701544. Det foreslås, at kreditornummer 84232815 tilknyttes konto 00018745 BIF indbetalingskonto, og at Brobyværk Støtteforenings konto lukkes.
Bestyrelsen godkendte begge forslag.
4. Bankboks
Foreningen har en boks hos Sparekassen Faaborg. Årligt gebyr er 500kr. Det har ikke været muligt at fremskaffe nøglen til boksen. Det foreslås at en låsesmed åbner boksen, indholdet vurderes, og boksaftalen ophæves. Udgift til låsesmed er oplyst til at være 1.000kr.
Bestyrelsen var enig i forslaget.
5. Bestyrelsen drøftede vedtægternes ordlyd af valg af Bestyrelse ved Generalforsamlingen. Der var enighed om at foreslå, på den kommende generalforsamling, følgende: Bestyrelsen består foruden af formanden af mindst fire medlemmer der konstituerer sig på et bestyrelsesmøde kort tid efter Generalforsamlingen.
6. Det blev aftalt at hvert bestyrelsesmedlem kommer med mindst to forslag til bestyrelsesmedlem/udvalg inden fjorten dage, fra dags dato.
7. Der blev fastsat dato for den ordinær Generalforsamling d 4 Marts 2014 kl. 19.30 i SFO lokalet på Pontoppidan skolen. Generalforsamlingen afholdes efter den månedlige madklub. Generalforsamlingen vil blive annonceret i Faaborg Posten.
8. Behovet for årsberetningen, vi sender hver især en note om hver vores område, sendes til Hanne i god tid inden Generalforsamlingen.
9. Bestyrelsen, fik fremlagt foreløbigt regnskab. Som blev taget til efterretning.
10. Budget fremlagt og gennemgået for 2014, på et senere møde vil 2015 blive inkluderet.
11. Anvisning af udgifter og indtægter, Bestyrelsen godkendte den anviste forretningsgang.
12. Reklame skilte og afregning. Vi afventer hallens tilbagemelding, Normann berettede om mødet med Hallen.
13. Idræts foreningens engagement niveau i Brobyværk-Hallens Bestyrelse.
14. Aktionærkonto/aftale indskud, afventer aktionærkontoens skæbne.
15. Fællesmøde med Alice fra FMK, d.5.februar. Kl. 17.00 i X-Huset.
16. Sende nyheder ud på hjemmesiden, Folk er godt i gang med at indfri deres nytårs løfter i motions centeret. Idrætsforeningen har været samlet, for at drøfte fremtiden i den nye Hal og det Nye X-hus. Så har du ideer til aktiviteter og kurser så send en mail til idrætsforeningen formand.
17. Lokaletilskud, modtaget besked fra FMK om reducering i vores ansøgning om tilskud til nyt motionscenter. Undren over der kan være forskel på de forskellige foreningers tilskud, undersøges nærmere.
18. Næste møde. Tirsdag d.25.februar kl.17.00 X-Huset.
Tak for et godt møde